Politica de Confidențialitate
Ultima actualizare: 15 ianuarie 2025
Rezumat Executiv
PEPCheck respectă strict toate reglementările GDPR și protejează datele dvs. cu cele mai înalte standarde de securitate. Colectăm doar datele necesare pentru funcționarea serviciului și nu le împărtășim cu terțe părți fără consimțământul dvs. explicit.
1. Informații Generale
Această Politică de Confidențialitate descrie modul în care PEPCheck ("noi", "serviciul nostru") colectează, utilizează și protejează informațiile personale ale utilizatorilor platformei noastre de verificare PEP (Persoane Expuse Politic).
2. Operatorul de Date
2.1 Roluri în Prelucrarea Datelor conform Art. 28 GDPR
PepCheck.ro = Împuternicit (Procesor)
Systhema Analytics SRL, prin PepCheck.ro, acționează exclusiv ca persoană împuternicită (procesor) conform Art. 28 GDPR:
- Procesăm datele strict în numele operatorului
- Nu stabilim scopul prelucrării datelor
- Acționăm doar pe baza instrucțiunilor operatorului
- Nu luăm decizii asupra persoanelor verificate
Operatorul = Instituția Care Folosește Platforma
Operatorul de date este instituția care efectuează verificarea (CAR, IFN, ONG autorizat, instituție financiară):
- Stabilește scopul verificărilor PEP
- Este responsabil pentru informarea persoanelor vizate
- Ia decizii în urma rezultatelor verificărilor
- Răspunde pentru legalitatea prelucrării
3. Datele Colectate
3.1 Date de Cont
- Nume complet și funcția în organizație
- Adresa de email și numărul de telefon
- Informații despre organizația dvs. (nume companie, CIF, adresă)
- Parolă (criptată) și preferințe de autentificare
3.2 Date de Verificare
- Numele persoanelor verificate în sistem
- Data și ora verificărilor
- Rezultatele verificărilor și scorurile de risc
- Comentarii și notițe adăugate de utilizatori
3.3 Date Tehnice
- Adresa IP și informații despre browser
- Loguri de sistem și activitate
- Date de performanță și utilizare
4. Temeiul Legal al Prelucrării
Prelucrăm datele personale pe următoarele baze legale GDPR (Art. 6):
Obligație Legală - Legea 129/2019 (AML/CTF)
Temeiul principal: Verificările PEP sunt efectuate în baza Legii 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului. Instituțiile raportoare (CAR, IFN) au obligația legală de a efectua aceste verificări pentru respectarea cerințelor de conformitate AML/CTF.
- Art. 6(1)(c) - Obligație legală: Verificări PEP/sancțiuni conform Legii 129/2019 și reglementărilor AML/CTF
- Art. 6(1)(b) - Executarea contractului: Furnizarea serviciilor de verificare către clienții contractuali
- Art. 6(1)(f) - Interes legitim: Securitatea platformei, prevenirea fraudei și îmbunătățirea serviciilor
- Art. 6(1)(a) - Consimțământ: Marketing și comunicări promoționale (opțional, poate fi retras oricând)
4.1 Informarea Persoanelor Vizate — Art. 14(5)(b) GDPR
Efort Disproporționat - Excepție Legală
Important: PepCheck.ro nu are obligația legală de a informa individual persoanele verificate în sistem, deoarece:
- Informarea ar necesita un efort disproporționat conform Art. 14(5)(b) GDPR - ar necesita identificarea și contactarea individuală a milioane de persoane din bazele de date publice
- Responsabilitatea informării aparține operatorului (instituția care efectuează verificarea: CAR, IFN, etc.)
- Operatorul informează persoanele vizate prin propriile politici de protecție a datelor și documentele AML aplicabile
- PepCheck furnizează doar instrumentul tehnic, fără a stabili scopul prelucrării sau a lua decizii
Clarificare: Persoanele care creează conturi pe PepCheck (utilizatori/clienți) sunt informate prin această Politică de Confidențialitate. Persoanele care sunt verificate în sistem sunt informate de către operatorul care efectuează verificarea.
5. Păstrarea Datelor
Perioada de Retenție
- Date de cont: Pe toată durata contractului + 3 ani
- Verificări PEP: 5 ani (conform reglementărilor AML)
- Loguri de sistem: 12 luni
- Date de facturare: 10 ani (conform legislației fiscale)
6. Drepturile Dvs. GDPR
Conform GDPR, aveți următoarele drepturi pe care le respectăm integral:
- Dreptul de acces (Art. 15): Să obțineți confirmarea că datele dvs. sunt prelucrate și o copie a acestora în format electronic
- Dreptul de rectificare (Art. 16): Să corectați datele inexacte sau incomplete
- Dreptul la ștergere - "dreptul de a fi uitat" (Art. 17): Să solicitați ștergerea datelor când nu mai sunt necesare sau vă retrageți consimțământul
- Dreptul la restricționare (Art. 18): Să limitați prelucrarea datelor în anumite circumstanțe
- Dreptul la portabilitate (Art. 20): Să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat
- Dreptul de opoziție (Art. 21): Să vă opuneți prelucrării pentru anumite scopuri, inclusiv marketing direct
- Dreptul de a depune plângere (Art. 77): Să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere dacă considerați că drepturile dvs. au fost încălcate
Depunerea Plângerilor GDPR
Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):
- Website: www.dataprotection.ro
- Email: anspdcp@dataprotection.ro
- Telefon: +40 21 252 5599
- Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București
Cum exercitați aceste drepturi? Trimiteți o solicitare la hello@systhema.ro. Vom răspunde în maximum 30 de zile.
7. Securitatea Datelor
Implementăm măsuri tehnice și organizatorice robuste:
- Criptare end-to-end pentru toate datele
- Autentificare multi-factor obligatorie
- Monitoring 24/7 și detectarea incidentelor
- Backup-uri criptate și testarea regulată
- Acces pe baza principiului "need-to-know"
- Auditări de securitate trimestriale
8. Transferuri Internaționale de Date
Principiu general: Datele dvs. personale sunt stocate și procesate exclusiv în Uniunea Europeană (România), pe servere situate în UE.
8.1 Utilizarea OpenSanctions API
Sursa de Date PEP - OpenSanctions
PepCheck utilizează API-ul OpenSanctions pentru accesarea bazelor de date publice PEP și liste de sancțiuni:
- Tip transfer: Transfer indirect prin API (interogare baze de date publice)
- Date transferate: Nume persoane verificate (pentru interogare)
- Date primite: Informații publice despre PEP/sancțiuni din surse oficiale
- Locația serverelor OpenSanctions: Uniunea Europeană (conform documentației OpenSanctions)
- Natura datelor: Date publice disponibile în registre oficiale și baze de date guvernamentale
Important: OpenSanctions agregă date din surse publice (liste OFAC, ONU, UE, etc.). Aceste date sunt deja publice și accesibile în conformitate cu legislația internațională privind transparența și combaterea spălării banilor.
8.2 Garanții pentru Transferuri (dacă aplicabil)
În cazul în care există transferuri către țări din afara UE, ne asigurăm că sunt implementate garanții corespunzătoare:
- Clauze contractuale standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană
- Măsuri tehnice suplimentare: Criptare end-to-end și pseudonimizare
- Evaluări de impact: Analiză periodică a riscurilor pentru drepturile persoanelor vizate
- Minimizarea datelor: Transferăm doar datele strict necesare
9. Împărtășirea cu Terțe Părți
Nu vândem datele personale. Le împărtășim doar cu:
- Furnizori de servicii: Hosting cloud, servicii de plată (cu contracte DPA)
- Autorități: Când este cerut legal sau pentru investigații
- Parteneri OpenSanctions: Pentru actualizarea bazelor de date PEP
10. Cookies și Tracking
Utilizăm cookies esențiale pentru funcționarea platformei și cookies analitice (cu consimțământul dvs.) pentru îmbunătățirea serviciilor.
11. Modificări ale Politicii
Orice modificare va fi comunicată cu 30 de zile înainte prin email și notificare în platformă.
12. Contact și Reclamații